1. Dataansvarlig

Palle M. Rosendal, Paile.dk, er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger. Spørgsmål om oplysninger og rettigheder kan sendes til palle@paile.dk.

2. Oplysninger før et kundeforhold

Når du bruger kontaktformularen eller skriver til Paile.dk, behandles navn, e-mailadresse, valgte ydelser, eventuelt prisoverslag, besked og tidspunkt. Oplysningerne bruges til at besvare henvendelsen, afklare ønsker og udarbejde et eventuelt tilbud. Kontaktformularen sender oplysningerne til en beskyttet e-mailindbakke; den opretter ikke automatisk en kundeprofil.

3. Oplysninger i kundeportalen

Når der oprettes et kundeforhold, kan databasen indeholde kundenummer, kundetype, navn, eventuelt virksomhedsnavn og CVR-nummer, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, hjemmesideadresse og kontostatus. Portalen gemmer desuden samtaler og beskeder, aftaleforslag og versioner, accepttidspunkt, dokumentkontrolkode, ydelser, priser, timeestimat, registreret supportforbrug, fakturaer, betalingsfrist og betalingsstatus. E-mail, telefon og CVR-nummer ændres kun efter kontakt med Paile.dk for at begrænse risikoen for misbrug og fejloplysninger.

4. Login- og sikkerhedsoplysninger

Adgangskoder gemmes som envejs-hash og kan ikke aflæses som almindelig tekst. Ved brug af 2-faktor-login gemmes authenticator-nøglen krypteret, mens gendannelseskoder gemmes som envejs-hash. Systemet registrerer desuden aktiveringstidspunkt, senest anvendte kodeperiode, fejlede forsøg, eventuel midlertidig spærring og relevante handlinger i revisionsloggen. Authenticator-koden beregnes lokalt mellem portalen og brugerens app; Paile.dk sender ikke koden eller den hemmelige nøgle til appudbyderen. Brugerrolle, tidspunkt for seneste login, krav om adgangskodeskift og kortvarige oplysninger om login- og formularforsøg behandles for at beskytte portalen. Der gemmes ikke betalingskortoplysninger i portalen.

Nulstilling af 2-faktor: Efter en passende kontrol af brugerens identitet kan Paile.dk nulstille kundens 2-faktor-login. Den krypterede authenticator-nøgle og de gemte hashes af gendannelseskoder slettes, sikkerhedstællere nulstilles, og den eksisterende adgangskode erstattes af en midlertidig engangskode. Selve nulstillingen registreres i revisionsloggen. Kundens profil, samtaler, aftaler og fakturaer slettes ikke. Kunden kan efter det obligatoriske adgangskodeskift aktivere 2-faktor igen og får da en ny nøgle og nye gendannelseskoder.

Husk denne enhed: Efter en godkendt 2-faktor-kode kan brugeren frivilligt godkende den aktuelle browser. Administratorenheder huskes i op til 7 dage og kundeenheder i op til 30 dage. Der kan højst være tre aktive enheder pr. konto; godkendes en fjerde, fjernes den mindst nyligt anvendte. Browseren modtager en teknisk nødvendig, sikker cookie med et tilfældigt token. Databasen gemmer kun tokenets hash, en forkortet browserbeskrivelse samt oprettelses-, senest anvendt- og udløbstidspunkt. Der gemmes ikke authenticator-koder i cookien. Brugeren kan se sine egne huskede enheder og fjerne dem enkeltvis eller samlet fra sin profil. De tilbagekaldes desuden ved ændring eller administrativ nulstilling af adgangskoden eller 2-faktor.

5. Formål og behandlingsgrundlag

Oplysninger behandles for at besvare henvendelser, oprette og administrere kundeforhold, levere aftalte ydelser, føre samtalehistorik, dokumentere aftaler, udstede fakturaer, følge betaling og beskytte portalen. Behandlingen sker primært, fordi den er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Sikkerhed, dokumentation og håndtering af relevante forespørgsler kan ske ud fra Paile.dk's legitime interesser, jf. litra f. Oplysninger opbevares efter litra c, hvis gældende lovgivning kræver det.

6. E-mails og portalmeddelelser

Portalen kan sende nødvendige servicemeddelelser om nye samtaler, svar og fakturaer. Fakturamails indeholder fakturanummer, ydelser, beløb og betalingsfrist, mens den fulde historik kan ses efter login. Disse meddelelser er en del af kundeforholdet og bruges ikke til nyhedsbreve eller markedsføring.

7. Opbevaring og sletning

Henvendelser uden efterfølgende aftale slettes, når de ikke længere er nødvendige. Ved et afsluttet samarbejde deaktiveres portaladgangen, og sagen flyttes til et administrativt arkiv. Samtaler, aftaler, relevante opgaver og tidsregistreringer samt øvrige profiloplysninger opbevares derefter kun så længe, de er nødvendige for administration, dokumentation eller mulige retskrav og slettes eller anonymiseres efter en konkret fastsat frist. Fakturaer og tilknyttede regnskabsoplysninger opbevares som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det relevante regnskabsår, når bogføringsreglerne kræver det. Arkivering er ikke det samme som sletning.

8. Modtagere og databehandlere

Personoplysninger sælges ikke. Webhotel, databaseleverandør, e-mailudbyder og andre nødvendige tekniske leverandører kan behandle oplysninger efter instruks og kun i det omfang, det er nødvendigt for drift, sikkerhed, backup og levering af e-mail. Oplysninger videregives derudover kun, hvis det er nødvendigt for en aftale, følger af lovgivningen eller kræves af en kompetent myndighed.

9. Cookies og sikkerhed

Hjemmesiden bruger teknisk nødvendige sessionscookies til formularsikkerhed, login og valg af demonstrationsdesign. De bruges ikke til statistik, profilering eller markedsføring og udløber normalt ved afslutning af browsersessionen. Hvis brugeren aktivt vælger “Husk denne enhed”, sættes desuden den sikkerhedscookie, som er beskrevet ovenfor, i højst 7 eller 30 dage. Den er nødvendig for den valgte loginfunktion og bruges ikke til sporing eller markedsføring. Portalen anvender blandt andet adgangskontrol, sikre sessioner, CSRF-beskyttelse, begrænsning af loginforsøg og revisionslog. Ingen internetbaseret løsning kan garanteres fuldstændig risikofri.

10. Dine rettigheder

Du kan efter omstændighederne anmode om indsigt, en gratis kopi af dine personoplysninger, rettelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet eller gøre indsigelse mod behandlingen. En rettighedsanmodning behandles uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest en måned efter modtagelsen. Fristen kan forlænges efter reglerne, hvis anmodningen er kompleks; i så fald får du besked. Rettighederne kan være begrænset, hvis oplysninger fortsat skal opbevares for at opfylde en aftale, et lovkrav, beskytte andre personers rettigheder eller dokumentere et retskrav. Henvend dig til palle@paile.dk. Du kan klage til Datatilsynet. Der træffes ikke afgørelser med retsvirkning alene ved automatisk behandling eller profilering.

11. PDF-kopi og formel indsigt

En kunde med aktiv portaladgang kan selv generere en PDF-kopi med centrale oplysninger fra sin profil, samtaler, aftaler, fakturaer og supporthistorik. Rapporten får dato og en digital kontrolkode, og genereringen registreres i revisionsloggen af hensyn til sikkerhed og dokumentation. Selvbetjeningsrapporten indeholder ikke interne tekniske oplysninger, serverhemmeligheder eller andre kunders data og er ikke nødvendigvis et fuldstændigt svar på en formel indsigtsanmodning. Ved en formel anmodning gennemgår Paile.dk materialet og medtager de relevante personoplysninger og oplysninger om behandlingen. Oplysninger om andre personer kan blive fjernet eller begrænset efter en konkret vurdering.

12. Oplysningernes oprindelse og følsomme oplysninger

Oplysninger kommer normalt fra dig selv. Paile.dk kan også indtaste relevante oplysninger fra tidligere korrespondance, aftaler eller fakturagrundlag, når din kundeprofil oprettes. Send ikke CPR-nummer, helbredsoplysninger eller andre følsomme personoplysninger via kontaktformularen eller kundeportalen, da Paile.dk ikke har behov for dem.

13. Ændringer

Politikken opdateres, når portalens funktioner eller behandlingen af personoplysninger ændres væsentligt. Den gældende version er altid tilgængelig på Paile.dk. Væsentlige ændringer for eksisterende kunder kan desuden meddeles via kundeportalen eller e-mail.