1. Dataansvarlig

Paile, CVR 37564605 er dataansvarlig for Paile.dk. Paile er en personligt ejet mindre virksomhed (PMV). Spørgsmål om personoplysninger og rettigheder kan sendes til palle@paile.dk.

2. Oplysninger før et kundeforhold

Når du bruger kontaktformularen eller skriver til Paile.dk, behandles navn, e-mailadresse, eventuelt telefonnummer, valgte ydelser, eventuelt prisoverslag, besked og tidspunkt. Fra prisberegneren kan valgt kundetype, pakke, leveringshastighed og pris- eller timeestimat følge med. Oplysningerne bruges til at besvare henvendelsen og udarbejde et eventuelt tilbud. Formularen sender oplysningerne til en beskyttet e-mailindbakke og en kvittering til afsenderen; den opretter ikke automatisk en kundeprofil.

For at beskytte formularen mod misbrug behandles et pseudonymiseret aftryk af IP-adressen sammen med korte tidsstempler. Oplysningerne bruges kun til at begrænse gentagne indsendelser og ryddes normalt inden for 24 timer.

3. Oplysninger i kundeportalen

Ved et kundeforhold kan databasen indeholde kundenummer, kundetype, navn, virksomhedsnavn, CVR-nummer, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, hjemmesideadresse og kontostatus. Portalen gemmer desuden samtaler, beskeder, aftaleforslag og versioner, accepttidspunkt, dokumentkontrolkode, ydelser, priser, timeestimat, arbejdsopgaver og -beskrivelser, tids- og supportforbrug, fakturaer, betalingsfrist og betalingsstatus. E-mail, telefon og CVR-nummer ændres kun efter kontakt med Paile.dk for at begrænse risikoen for misbrug og fejloplysninger.

4. Login- og sikkerhedsoplysninger

Ansvarlig håndtering af oplysninger: Paile tilstræber at behandle kundedata og økonomisk dokumentation på en sikker, begrænset og sporbar måde. Der anvendes tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som løbende vurderes i forhold til virksomhedens aktiviteter, de behandlede oplysninger og de identificerede risici.

Adgangskoder gemmes som envejs-hash. Ved 2-faktor-login gemmes authenticator-nøglen krypteret, mens gendannelseskoder gemmes som envejs-hash. Systemet registrerer aktiveringstidspunkt, senest anvendte kodeperiode, fejlede forsøg, eventuel spærring og relevante handlinger i revisionsloggen. Loggen kan indeholde bruger- og kundenummer, handlingstype, tidspunkt og nødvendige dokumentationsdetaljer. Authenticator-koden beregnes lokalt mellem portalen og brugerens app; Paile.dk sender ikke koden eller nøglen til appudbyderen. Der gemmes ikke betalingskortoplysninger.

Beskyttelse mod loginmisbrug: Ved mislykkede loginforsøg gemmes pseudonymiserede aftryk af den indtastede e-mailadresse og IP-adressen sammen med antal forsøg, tidsvindue og eventuel midlertidig spærring. Det gør det muligt at begrænse automatiske loginforsøg på tværs af browsersessioner. Registreringerne slettes automatisk efter højst to døgn uden nye forsøg.

Nulstilling af 2-faktor: Efter passende identitetskontrol kan Paile.dk nulstille 2-faktor-login. Nøgle og gendannelseskoder slettes eller ugyldiggøres, sikkerhedstællere nulstilles, og adgangskoden erstattes af en midlertidig engangskode. Nulstillingen registreres i revisionsloggen; kundens øvrige historik slettes ikke.

Husk denne enhed: Brugeren kan frivilligt godkende den aktuelle browser efter en godkendt 2-faktor-kode. Administratorenheder huskes i op til 7 dage og kundeenheder i op til 30 dage. Der kan højst være tre aktive enheder pr. konto. Browseren modtager et tilfældigt token; databasen gemmer kun tokenets hash, en forkortet browserbeskrivelse samt oprettelses-, senest anvendt- og udløbstidspunkt. Brugeren kan se og tilbagekalde enheder fra sin profil.

5. Formål og behandlingsgrundlag

Henvendelser og tilbud: Behandles for at besvare din henvendelse og tage skridt frem mod en mulig aftale, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, eller Paile.dk's legitime interesse i at besvare relevante erhvervshenvendelser, jf. litra f.

Kundeforhold: Profil, samtaler, aftaler, opgaver, tidsregistrering og servicemeddelelser behandles for at indgå og opfylde aftalen, jf. litra b. Faktura- og regnskabsoplysninger behandles desuden for at overholde retlige forpligtelser, jf. litra c.

Sikkerhed og dokumentation: Loginoplysninger, revisionslog og misbrugsbeskyttelse behandles ud fra Paile.dk's legitime interesse i at beskytte løsningen og dokumentere aftaler og retskrav, jf. litra f. Privatlivsteksten accepteres ikke som et selvstændigt samtykke; afkrydsningen ved et tilbud vedrører handelsbetingelserne og bekræfter, at privatlivsinformationen er vist.

6. E-mails og portalmeddelelser

Portalen kan sende nødvendige servicemeddelelser om samtaler, aftaler og fakturaer. De er en del af kundeforholdet og bruges ikke til nyhedsbreve eller markedsføring.

Svar til kundeportalens særskilte e-mailadresse hentes automatisk via en krypteret mailforbindelse. Systemet læser og kan midlertidigt gemme afsenderadresse, navn, emne, mailens tekniske identifikator, modtagelsestidspunkt og tekst. En mail kobles kun til en samtale, når den kan identificeres sikkert. Ellers gemmes den midlertidigt som uafklaret og vises ikke i en kundes samtale.

7. Opbevaring og sletning

• Henvendelser uden efterfølgende kundeforhold slettes som udgangspunkt senest 12 måneder efter seneste relevante kontakt.
• Uafklarede mailimports slettes automatisk efter 90 dage. Mailjournalens ekstra kopi af en allerede indlæst samtalemail slettes efter 180 dage.
• Kortvarige login-, logout- og gentagne 2-faktorhændelser i revisionsloggen slettes efter 180 dage. Dokumentationshændelser vedrørende aftaler, fakturaer og væsentlige kontoændringer kan opbevares med kundesagen.
• En fakturakladde i “Slettet” slettes fysisk efter 90 dage. Udstedte fakturaer korrigeres i stedet med kreditnota.
• En aftalekladde, som aldrig er sendt, accepteret eller anvendt til tid eller fakturering, kan slettes permanent af administratoren. Sendte og accepterede aftaleversioner bevares som dokumentation. En afsluttet aftale kan skjules fra standardarkivet, men slettes ikke og kan gendannes fra visningen “Skjulte”.
• Forkerte tidsregistreringer annulleres med en begrundelse frem for at blive overskrevet. Fakturerede registreringer korrigeres sammen med den relevante faktura eller kreditnota.
• Udløbne huskede enheder slettes automatisk. Formularens pseudonymiserede IP-aftryk slettes normalt inden for 24 timer.
• Ved afsluttet samarbejde deaktiveres portaladgangen, samtaler lukkes og sagen arkiveres. Historikken gennemgås mindst én gang årligt og slettes eller anonymiseres som udgangspunkt senest fem år efter samarbejdets afslutning, medmindre et krav eller en retlig forpligtelse kræver længere opbevaring.
• Fakturaer og tilknyttede regnskabsoplysninger opbevares som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det relevante regnskabsår, når bogføringsreglerne kræver det.

Slettede oplysninger kan kortvarigt indgå i webhotellets sikkerhedskopier, indtil de overskrives efter leverandørens backupcyklus. De må ikke gendannes til almindelig brug efter slettefristens udløb.

8. Modtagere og databehandlere

Personoplysninger sælges ikke. Paile.dk anvender Simply.com til webhotel, database, e-mailtransport, mailopbevaring og teknisk backup. Leverandøren og godkendte underdatabehandlere kan behandle oplysninger efter instruks i det omfang, det er nødvendigt for driften. Oplysninger videregives derudover kun, hvis det er nødvendigt for en aftale, følger af lovgivningen eller kræves af en kompetent myndighed. Leverandørforhold og eventuelle overførsler uden for EU/EØS gennemgås som led i Paile.dk's databehandlerkontrol.

9. Cookies, eksternt indhold og sikkerhedslogs

Paile.dk anvender ikke statistik-, profilerings- eller markedsføringscookies og indlæser ikke sociale feeds, videoer eller analyseværktøjer fra tredjeparter. Derfor vises der ikke et samtykkebanner. Hvis dette ændres, bliver ikke-nødvendige teknologier blokeret, indtil et gyldigt samtykke er givet.

Cookies er beskyttet mod JavaScript-adgang og sendes kun over en sikker forbindelse ved HTTPS. Der bruges ikke localStorage, sessionStorage eller IndexedDB. Sociale medier i sidefoden er almindelige links; en ekstern tjeneste modtager først tekniske oplysninger, når brugeren selv følger linket.

Webhotellet kan som led i sikker drift føre adgangs- og fejllogs med blandt andet IP-adresse, tidspunkt, anmodet adresse, browseroplysninger og tekniske fejl. Portalen anvender desuden adgangskontrol, sikre sessioner, CSRF-beskyttelse, begrænsning af loginforsøg, revisionslog og sikkerhedsheadere.

10. Dine rettigheder

Du kan efter omstændighederne anmode om indsigt, en gratis kopi, rettelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet eller gøre indsigelse. En anmodning behandles uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest en måned efter modtagelsen. Rettighederne kan være begrænset af aftaler, lovkrav, andre personers rettigheder eller retskrav. Henvend dig til palle@paile.dk. Du kan klage til Datatilsynet. Der træffes ikke afgørelser med retsvirkning alene ved automatisk behandling eller profilering.

11. PDF-kopi og formel indsigt

En kunde med aktiv adgang kan generere en PDF-kopi med centrale oplysninger fra profil, samtaler, aftaler, fakturaer og supporthistorik. Rapporten får dato og kontrolkode, og genereringen registreres i revisionsloggen. Selvbetjeningsrapporten indeholder ikke serverhemmeligheder eller andre kunders data og er ikke nødvendigvis et fuldstændigt svar på en formel indsigtsanmodning.

12. Oprindelse, nødvendighed og følsomme oplysninger

Oplysninger kommer normalt fra dig selv. Paile.dk kan også indtaste relevante oplysninger fra tidligere korrespondance, aftaler eller fakturagrundlag. Obligatoriske felter er nødvendige for at besvare henvendelsen, oprette adgang eller levere den aftalte ydelse; uden dem kan Paile.dk muligvis ikke fortsætte. Send ikke CPR-nummer, helbredsoplysninger eller andre følsomme personoplysninger via kontaktformularen eller kundeportalen.

13. Ændringer

Politikken opdateres, når funktionerne eller behandlingen ændres væsentligt. Væsentlige ændringer for eksisterende kunder kan desuden meddeles via kundeportalen eller e-mail.